Báo tăng BHXH 2026: Hồ sơ, thủ tục và thời hạn giải quyết

Sep 24, 2026

Blog

Báo tăng BHXH 2026: Hồ sơ, thủ tục và thời hạn giải quyết 2026

Báo tăng BHXH là thủ tục người sử dụng lao động thực hiện với cơ quan bảo hiểm xã hội khi phát sinh người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc hoặc khi người lao động quay lại đóng bảo hiểm sau một thời gian tạm ngừng.

Đây là một thủ tục quen thuộc trong quản trị nhân sự, đặc biệt khi doanh nghiệp tuyển mới lao động, người lao động đi làm lại sau thời gian tạm hoãn hợp đồng, nghỉ không hưởng lương, nghỉ thai sản hoặc nghỉ ốm đau dài ngày.

Việc thực hiện đúng thời hạn báo tăng giúp doanh nghiệp tránh tình trạng chậm đóng, truy thu hoặc phát sinh rủi ro khi người lao động cần giải quyết chế độ bảo hiểm.

Mục lục

Khi nào phải báo tăng BHXH?

Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Doanh nghiệp cần thực hiện báo tăng BHXH trong các trường hợp phổ biến sau:

Tuyển mới người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc;
Người lao động quay lại làm việc sau thời gian tạm hoãn hợp đồng lao động;
Người lao động đi làm lại sau thời gian nghỉ không hưởng lương và trước đó đã được báo giảm;
Người lao động quay lại làm việc sau thời gian nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau nếu trước đó thuộc trường hợp tạm ngừng đóng bảo hiểm;
Người lao động bắt đầu thuộc diện đóng BHXH bắt buộc do thay đổi loại hợp đồng hoặc điều kiện làm việc.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm cho người lao động trong thời hạn luật định.

Hồ sơ báo tăng BHXH gồm những gì?

Hồ sơ báo tăng BHXH thường bao gồm các giấy tờ chính sau:

Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo Mẫu TK3-TS;
Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN theo Mẫu D02-LT;
Hồ sơ, tài liệu của người lao động có liên quan, nếu cần.

Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị thêm thông tin về hợp đồng lao động, mức tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm, chức danh công việc, thời điểm bắt đầu làm việc hoặc thời điểm người lao động quay lại làm việc.

Đối với người lao động đã có mã số BHXH, doanh nghiệp cần kê khai đúng mã số để tránh trùng dữ liệu. Nếu người lao động chưa có mã số BHXH, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thông tin đầy đủ để cơ quan BHXH cấp mã số và sổ BHXH theo quy định.

Nộp hồ sơ báo tăng BHXH bằng cách nào?

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ báo tăng BHXH bằng một trong các hình thức sau:

Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH;
Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính;
Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia;
Nộp qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam;
Nộp thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch BHXH điện tử, thường gọi là I-VAN.

Hiện nay, hình thức nộp hồ sơ điện tử được nhiều doanh nghiệp sử dụng vì thuận tiện, nhanh chóng và dễ theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ.

Khi nộp trực tuyến, doanh nghiệp lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi đến cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử. Sau khi nộp, doanh nghiệp nên lưu lại thông báo tiếp nhận, mã hồ sơ và kết quả xử lý để phục vụ việc đối chiếu khi cần.

Báo tăng BHXH được giải quyết trong bao lâu?

Theo khoản 4 Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, đối với trường hợp đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp sổ BHXH. Nếu không cấp, cơ quan BHXH phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Theo thủ tục hành chính hiện hành của BHXH Việt Nam, trường hợp cấp mới sổ BHXH, thẻ BHYT, thời hạn giải quyết cũng là không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trên thực tế, thời gian xử lý có thể phụ thuộc vào việc hồ sơ đã đầy đủ, chính xác hay chưa. Nếu thông tin người lao động bị sai, thiếu mã số BHXH, sai số giấy tờ cá nhân hoặc kê khai chưa đúng mức đóng, cơ quan BHXH có thể yêu cầu điều chỉnh, bổ sung.

Chậm báo tăng BHXH có rủi ro gì?

Việc chậm báo tăng BHXH có thể dẫn đến nhiều rủi ro cho doanh nghiệp và người lao động.

Đối với doanh nghiệp, chậm báo tăng có thể làm phát sinh:

Truy thu tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN;
Tiền chậm đóng theo quy định;
Rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính nếu không đăng ký tham gia bảo hiểm đúng thời hạn;
Khó khăn khi quyết toán, kiểm tra hoặc thanh tra lao động, bảo hiểm.

Đối với người lao động, việc chậm báo tăng có thể ảnh hưởng đến quyền lợi về:

Khám chữa bệnh bảo hiểm y tế;
Chế độ ốm đau;
Chế độ thai sản;
Chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
Quá trình tham gia BHXH liên tục.

Vì vậy, doanh nghiệp nên thực hiện báo tăng ngay khi phát sinh người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm bắt buộc, thay vì chờ dồn hồ sơ vào cuối tháng.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi báo tăng BHXH?

Khi thực hiện báo tăng BHXH, doanh nghiệp nên lưu ý một số điểm sau:

Xác định đúng thời điểm người lao động bắt đầu thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc;
Kiểm tra mã số BHXH của người lao động trước khi kê khai;
Kê khai đúng họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân hoặc giấy tờ pháp lý;
Xác định đúng mức tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm;
Lưu hồ sơ điện tử, thông báo tiếp nhận và kết quả xử lý;
Theo dõi kết quả cấp thẻ BHYT, sổ BHXH hoặc cập nhật quá trình đóng;
Rà soát các trường hợp người lao động quay lại làm việc sau khi đã báo giảm.

Đối với bộ phận nhân sự, việc xây dựng quy trình nội bộ về báo tăng, báo giảm BHXH sẽ giúp hạn chế sai sót và bảo đảm quyền lợi cho người lao động.

Kết luận

Báo tăng BHXH là thủ tục quan trọng khi doanh nghiệp phát sinh người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc hoặc khi người lao động quay lại đóng bảo hiểm. Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày phát sinh đối tượng tham gia.

Hồ sơ cơ bản gồm Mẫu TK3-TS, Mẫu D02-LT và các tài liệu liên quan của người lao động. Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến. Thời hạn giải quyết đối với trường hợp đăng ký tham gia và cấp sổ BHXH là 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Theo dõi Nét Việt để được cập nhật thông tin mới nhất: