Báo giảm BHXH: Hồ sơ, thủ tục và thời hạn giải quyết 2026

Oct 05, 2026

Blog

Báo giảm BHXH: Hồ sơ, thủ tục và thời hạn giải quyết mới nhất

Báo giảm BHXH là thủ tục người sử dụng lao động thực hiện với cơ quan bảo hiểm xã hội khi số người lao động tham gia bảo hiểm giảm hoặc khi người lao động thuộc trường hợp tạm thời không phải đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Đây là một nghiệp vụ quan trọng trong quản trị nhân sự và tiền lương, thường phát sinh khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng lao động, nghỉ không hưởng lương dài ngày, nghỉ ốm đau hoặc nghỉ thai sản theo quy định.

Việc báo giảm đúng thời điểm giúp doanh nghiệp tránh tình trạng đóng thừa, đóng sai, phát sinh hồ sơ điều chỉnh phức tạp, đồng thời bảo đảm quá trình tham gia bảo hiểm của người lao động được ghi nhận chính xác.

Mục lục

Khi nào doanh nghiệp phải báo giảm BHXH?

Theo quy định về quản lý thông tin tham gia bảo hiểm, khi thông tin đăng ký, kê khai tham gia BHXH có thay đổi, người sử dụng lao động phải nộp tờ khai điều chỉnh thông tin và giấy tờ liên quan cho cơ quan BHXH.

Cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm BHXH khi số lượng người tham gia BHXH, BHYT, BHTN tại đơn vị giảm hoặc khi người lao động thuộc trường hợp tạm thời không phải đóng các loại bảo hiểm này.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc;
Người lao động tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động;
Người lao động nghỉ không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng và không thuộc trường hợp có thỏa thuận tiếp tục đóng BHXH;
Người lao động nghỉ hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thuộc trường hợp không phải đóng BHXH;
Người lao động nghỉ hưởng chế độ thai sản thuộc trường hợp người lao động và người sử dụng lao động không phải đóng BHXH.

Ví dụ, nếu người lao động chấm dứt hợp đồng lao động từ giữa tháng và không còn thuộc diện tham gia bảo hiểm tại doanh nghiệp, bộ phận nhân sự cần rà soát thời điểm nghỉ việc, tiền lương làm căn cứ đóng và thực hiện báo giảm theo quy định.

Hồ sơ báo giảm BHXH gồm những gì?

Khi đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, đơn vị sử dụng lao động cần kê khai, lập hồ sơ gồm các tài liệu chính sau:

Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo Mẫu TK3-TS;
Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN theo Mẫu D02-LT;
Hồ sơ của đơn vị, người tham gia, nếu có.

Trên thực tế, tùy từng trường hợp báo giảm, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm các tài liệu nội bộ để đối chiếu khi cần, chẳng hạn:

Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng;
Quyết định tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động;
Đơn xin nghỉ không hưởng lương được phê duyệt;
Hồ sơ nghỉ hưởng chế độ ốm đau, thai sản;
Bảng chấm công, bảng lương hoặc tài liệu xác định số ngày không làm việc trong tháng.

Các tài liệu này không phải lúc nào cũng phải nộp kèm trong mọi trường hợp, nhưng việc lưu trữ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp giải trình khi có yêu cầu kiểm tra, đối chiếu hoặc khi phát sinh tranh chấp với người lao động.

Nộp hồ sơ báo giảm BHXH bằng cách nào?

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ báo giảm BHXH theo một trong các hình thức sau:

Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH;
Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính;
Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia;
Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam;
Nộp thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch BHXH điện tử, thường gọi là I-VAN.

Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp lựa chọn hình thức nộp hồ sơ điện tử vì thuận tiện, nhanh chóng và dễ theo dõi tình trạng xử lý.

Nếu nộp trực tuyến, doanh nghiệp thực hiện kê khai hồ sơ điện tử, ký số và gửi đến cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử. Sau khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp nên lưu lại thông báo tiếp nhận, mã hồ sơ, kết quả xử lý và các thông báo yêu cầu bổ sung, nếu có.

Thời hạn giải quyết hồ sơ báo giảm BHXH

Theo khoản 2 Điều 29 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ tờ khai và giấy tờ theo quy định, cơ quan BHXH có trách nhiệm điều chỉnh thông tin tham gia BHXH. Trường hợp không thực hiện điều chỉnh, cơ quan BHXH phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Đối với trường hợp hồ sơ, dữ liệu chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác, thời gian thông báo trả lại hồ sơ hoặc hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ là không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Như vậy, để hồ sơ được xử lý nhanh, doanh nghiệp cần bảo đảm thông tin kê khai chính xác ngay từ đầu, đặc biệt là mã số BHXH, họ tên, số định danh cá nhân, thời điểm báo giảm và lý do báo giảm.

Chậm báo giảm BHXH có rủi ro gì?

Việc chậm báo giảm BHXH có thể khiến doanh nghiệp phát sinh một số rủi ro trong quá trình quản lý lao động và bảo hiểm.

Trường hợp doanh nghiệp không báo giảm kịp thời, hệ thống có thể tiếp tục ghi nhận nghĩa vụ đóng bảo hiểm đối với người lao động đã nghỉ việc hoặc đã tạm thời không thuộc diện đóng. Khi đó, doanh nghiệp có thể phải thực hiện hồ sơ điều chỉnh, đối chiếu lại dữ liệu, hoặc xử lý khoản đóng thừa, đóng sai.

Ngoài ra, nếu thông tin tham gia bảo hiểm của người lao động không được cập nhật đúng thời điểm, quá trình tham gia BHXH, BHYT, BHTN có thể bị ghi nhận không chính xác, ảnh hưởng đến việc xác nhận quá trình đóng hoặc giải quyết chế độ sau này.

Đối với bộ phận nhân sự, việc chậm báo giảm cũng làm tăng khối lượng công việc hành chính, đặc biệt khi phải xử lý nhiều hồ sơ nghỉ việc, nghỉ không hưởng lương hoặc tạm hoãn hợp đồng trong cùng một kỳ.

Lưu ý cho doanh nghiệp khi báo giảm BHXH

Khi thực hiện thủ tục báo giảm BHXH, doanh nghiệp nên lưu ý:

Xác định đúng thời điểm người lao động không còn thuộc diện đóng bảo hiểm tại đơn vị;
Kiểm tra chính xác mã số BHXH và thông tin cá nhân của người lao động;
Kê khai đúng lý do báo giảm;
Đối chiếu bảng chấm công, bảng lương và hồ sơ lao động trước khi nộp;
Lưu trữ hồ sơ chấm dứt hợp đồng, tạm hoãn hợp đồng, nghỉ không hưởng lương, nghỉ ốm đau hoặc thai sản;
Theo dõi kết quả xử lý hồ sơ trên hệ thống giao dịch điện tử;
Kịp thời bổ sung, điều chỉnh nếu cơ quan BHXH trả hồ sơ hoặc yêu cầu hoàn thiện.

Doanh nghiệp cũng nên xây dựng quy trình nội bộ về báo tăng, báo giảm BHXH, trong đó quy định rõ trách nhiệm phối hợp giữa bộ phận nhân sự, kế toán tiền lương và người quản lý trực tiếp.

Theo dõi Nét Việt để được cập nhật thông tin mới nhất: