Nội quy lao động là gì? Nội dung cần có theo quy định

Sep 17, 2026

Blog

Nội quy lao động là gì? Nội dung của nội quy lao động theo quy định hiện hành

Nội quy lao động là một trong những văn bản quan trọng trong quá trình quản lý lao động tại doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. Văn bản này giúp xác định rõ các quy tắc ứng xử tại nơi làm việc, quyền và nghĩa vụ của người lao động, hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật cũng như trách nhiệm vật chất khi gây thiệt hại.

Việc xây dựng và ban hành NQLĐ không chỉ là yêu cầu pháp lý đối với người sử dụng lao động trong một số trường hợp, mà còn là công cụ quan trọng để duy trì trật tự, kỷ luật và bảo đảm môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch.

Mục lục

Nội quy lao động là gì?

Có thể hiểu, nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định các quy tắc mà người lao động phải tuân thủ trong quá trình làm việc.

NQLĐ thường bao gồm các nội dung như:

Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
Trật tự tại nơi làm việc;
An toàn, vệ sinh lao động;
Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ;
Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động;
Hình thức xử lý kỷ luật lao động;
Trách nhiệm vật chất;
Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Về bản chất, nội quy lao động là căn cứ quan trọng để người sử dụng lao động quản lý lao động và xử lý kỷ luật lao động khi có vi phạm. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để người lao động biết rõ những quy định cần tuân thủ trong quá trình làm việc.

Khi nào phải ban hành NQLĐ bằng văn bản?

Theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản.

Như vậy:

Nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên, người sử dụng lao động bắt buộc phải ban hành NQLĐg bằng văn bản;
Nếu sử dụng dưới 10 người lao động, pháp luật không bắt buộc phải có NQLĐ bằng văn bản, nhưng người sử dụng lao động vẫn phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động hoặc hình thức phù hợp khác theo quy định.

Một điểm cần lưu ý là Bộ luật Lao động 2019 sử dụng khái niệm “người sử dụng lao động” thay vì chỉ giới hạn ở “doanh nghiệp”. Do đó, không chỉ doanh nghiệp mà các cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động cũng cần tuân thủ quy định về nội quy lao động nếu thuộc trường hợp phải ban hành.

Mục đích của nội quy lao động

Việc ban hành NQLĐ có nhiều ý nghĩa trong quản trị nhân sự và tuân thủ pháp luật lao động.

Đối với người sử dụng lao động:

Thiết lập trật tự, kỷ luật tại nơi làm việc;
Có căn cứ rõ ràng để quản lý người lao động;
Phòng ngừa tranh chấp lao động;
Làm cơ sở xử lý kỷ luật lao động khi có hành vi vi phạm;
Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và quyền sở hữu trí tuệ;
Xây dựng môi trường làm việc an toàn, chuyên nghiệp.

Đối với người lao động:

Biết rõ quyền, nghĩa vụ và các quy tắc cần tuân thủ;
Hiểu các hành vi bị xem là vi phạm kỷ luật lao động;
Biết trước hình thức xử lý kỷ luật tương ứng;
Được bảo đảm sự minh bạch, công bằng trong quá trình làm việc.

Nguyên tắc khi ban hành nội quy lao động

Khi xây dựng và ban hành NQLĐ, người sử dụng lao động cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

Nội dung không được trái pháp luật

Theo khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, nội dung của nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Điều này có nghĩa là người sử dụng lao động không được đưa vào NQLĐ các quy định làm giảm quyền lợi tối thiểu của người lao động hoặc trái với quy định pháp luật.

Ví dụ, NQLĐ không được quy định các nội dung như:

Phạt tiền người lao động thay cho xử lý kỷ luật lao động;
Cắt lương thay cho xử lý kỷ luật lao động;
Hạn chế trái luật quyền nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ việc riêng của người lao động;
Quy định hình thức kỷ luật không có trong Bộ luật Lao động;
Xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định rõ trong nội quy lao động.

Phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có

Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung NQLĐ, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Việc tham khảo ý kiến này nhằm bảo đảm sự minh bạch, dân chủ và hạn chế tình trạng nội quy lao động được ban hành một chiều, ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của người lao động.

Phải thông báo và công khai nội quy lao động

Sau khi ban hành, NQLĐ phải được thông báo đến người lao động. Đồng thời, những nội dung chính của NQLĐ phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Việc công khai NQLĐ có ý nghĩa rất quan trọng, bởi người lao động chỉ có thể tuân thủ đầy đủ khi họ được biết và tiếp cận rõ ràng với các quy định nội bộ.

Nội dung chủ yếu của nội quy lao động

Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, NQLĐ phải có các nội dung chủ yếu sau:

Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

NQLĐ cần quy định cụ thể về thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi, bao gồm:

Thời giờ làm việc bình thường trong ngày, trong tuần;
Ca làm việc;
Thời điểm bắt đầu và kết thúc ca làm việc;
Làm thêm giờ, nếu có;
Làm thêm giờ trong trường hợp đặc biệt;
Thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ;
Nghỉ chuyển ca;
Ngày nghỉ hằng tuần;
Nghỉ hằng năm;
Nghỉ việc riêng;
Nghỉ không hưởng lương.

Đây là nhóm nội dung rất quan trọng vì liên quan trực tiếp đến quản lý thời gian làm việc, chấm công, tính lương và xử lý vi phạm về giờ giấc lao động.

Trật tự tại nơi làm việc

NQLĐ cần quy định về trật tự tại nơi làm việc, chẳng hạn:

Phạm vi làm việc;
Việc đi lại trong thời giờ làm việc;
Văn hóa ứng xử;
Trang phục, thẻ nhân viên, đồng phục nếu có;
Việc tuân thủ sự phân công, điều động hợp pháp của người sử dụng lao động;
Quy định về sử dụng điện thoại, internet, email, thiết bị làm việc nếu cần thiết.

Những quy định này giúp doanh nghiệp duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp và hạn chế các hành vi gây mất trật tự, ảnh hưởng đến hoạt động chung.

An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc

NQLĐ phải có nội dung về an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc, bao gồm trách nhiệm của người lao động trong việc:

Chấp hành nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động;
Tuân thủ quy định về phòng cháy, chữa cháy;
Sử dụng và bảo quản phương tiện bảo vệ cá nhân;
Sử dụng đúng cách máy móc, thiết bị, công cụ lao động;
Giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc;
Thực hiện các biện pháp khử độc, khử trùng nếu công việc có yêu cầu.

Đối với các ngành nghề có nguy cơ cao về tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nhóm nội dung này cần được xây dựng chi tiết, rõ ràng và phù hợp với thực tế sản xuất, kinh doanh.

Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc

Một trong những nội dung bắt buộc của NQLĐ là quy định về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc và trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục.

Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động cần quy định các nội dung liên quan đến:

Hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
Trách nhiệm phòng, chống quấy rối tình dục;
Trình tự, thủ tục tiếp nhận và xử lý phản ánh, khiếu nại;
Biện pháp bảo vệ người bị quấy rối, người tố cáo và người làm chứng;
Hình thức xử lý đối với người có hành vi vi phạm.

Nội dung này cần được quy định cẩn trọng, phù hợp với đặc điểm của từng nơi làm việc, nhằm xây dựng môi trường làm việc an toàn và tôn trọng.

Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ

NQLĐ cần quy định về việc bảo vệ tài sản và các thông tin quan trọng của người sử dụng lao động, bao gồm:

Danh mục tài sản, tài liệu cần bảo vệ;
Bí mật kinh doanh;
Bí mật công nghệ;
Quyền sở hữu trí tuệ;
Trách nhiệm của người lao động trong việc bảo mật thông tin;
Hành vi bị cấm liên quan đến xâm phạm tài sản, tiết lộ bí mật hoặc sử dụng trái phép thông tin;
Biện pháp xử lý khi có vi phạm.

Đây là nội dung đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có dữ liệu khách hàng, công thức sản xuất, phần mềm, quy trình kỹ thuật, chiến lược kinh doanh hoặc tài sản trí tuệ cần bảo vệ.

Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động

NQLĐ phải quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh mà người sử dụng lao động được tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động.

Nội dung này cần phù hợp với khoản 1 Điều 29 Bộ luật Lao động 2019. Người sử dụng lao động không nên quy định quá rộng hoặc tùy tiện, mà cần xác định rõ các trường hợp cụ thể như:

Khó khăn đột xuất do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm;
Áp dụng biện pháp ngăn ngừa, khắc phục tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
Sự cố điện, nước;
Do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Việc quy định rõ nội dung này giúp doanh nghiệp có cơ sở điều chuyển tạm thời người lao động trong trường hợp cần thiết, đồng thời hạn chế rủi ro tranh chấp.

Hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật lao động

NQLĐ phải quy định cụ thể:

Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động;
Hình thức xử lý kỷ luật tương ứng với từng hành vi vi phạm.

Theo Bộ luật Lao động 2019, các hình thức xử lý kỷ luật lao động bao gồm:

Khiển trách;
Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng;
Cách chức;
Sa thải.

Người sử dụng lao động cần lưu ý không được tự đặt ra hình thức xử lý kỷ luật khác với quy định của pháp luật. Ngoài ra, muốn xử lý kỷ luật người lao động về một hành vi cụ thể, hành vi đó cần được quy định trong nội quy lao động hoặc văn bản có liên quan phù hợp với quy định pháp luật.

Trách nhiệm vật chất

NQLĐ cần quy định về trách nhiệm vật chất của người lao động trong các trường hợp gây thiệt hại, bao gồm:

Làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị;
Có hành vi gây thiệt hại tài sản của người sử dụng lao động;
Làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản;
Tiêu hao vật tư quá định mức cho phép;
Mức bồi thường tương ứng với mức độ thiệt hại;
Phương thức bồi thường;
Người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại.

Nội dung về trách nhiệm vật chất cần được xây dựng phù hợp với Bộ luật Lao động, tránh áp dụng tùy tiện hoặc yêu cầu người lao động bồi thường vượt quá căn cứ pháp luật.

Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động

NQLĐ phải xác định người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Người có thẩm quyền này có thể là:

Người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động theo khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019; hoặc
Người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Việc xác định đúng thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động là rất quan trọng. Nếu người không có thẩm quyền tiến hành xử lý kỷ luật, quyết định kỷ luật có thể bị xem xét là không hợp lệ.

Nội quy lao động có phải đăng ký không?

Theo Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký NQLĐ tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký NQLĐ.

Hồ sơ đăng ký NQLĐ thường bao gồm:

Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
Nội quy lao động;
Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, nếu có.

NQLĐ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký NQLĐ, trừ trường hợp nội quy lao động có quy định trái pháp luật và bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Sau khi ban hành nội quy lao động cần làm gì?

Sau khi ban hành NQLĐ, người sử dụng lao động cần thực hiện các công việc sau:

Gửi nội quy lao động đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có;
Thông báo nội quy lao động đến toàn bộ người lao động;
Niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động ở nơi cần thiết tại nơi làm việc;
Lưu hồ sơ ban hành, lấy ý kiến và đăng ký nội quy lao động;
Rà soát, cập nhật nội quy lao động khi pháp luật thay đổi hoặc khi doanh nghiệp thay đổi mô hình tổ chức, quy trình làm việc.

Việc ban hành NQLĐ nhưng không thông báo, không phổ biến cho người lao động có thể gây khó khăn khi áp dụng trong thực tế, đặc biệt là khi xử lý kỷ luật lao động.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi xây dựng nội quy lao động?

Để NQLĐ có tính khả thi và hạn chế rủi ro pháp lý, người sử dụng lao động nên lưu ý:

Nội dung nội quy lao động phải phù hợp với Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn;
Không quy định hình thức xử lý kỷ luật trái luật;
Không phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật lao động;
Quy định rõ hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng;
Quy định cụ thể các trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác;
Có nội dung về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có;
Thực hiện đăng ký nội quy lao động nếu thuộc trường hợp phải đăng ký;
Thông báo và niêm yết nội quy lao động sau khi ban hành.

Một bản nội quy lao động được xây dựng tốt không nên chỉ sao chép quy định pháp luật, mà cần phản ánh đúng đặc điểm hoạt động, mô hình quản lý, tính chất công việc và văn hóa của từng đơn vị.

Kết luận

Nội quy lao động là văn bản quan trọng giúp người sử dụng lao động thiết lập trật tự, kỷ luật và quản lý lao động tại nơi làm việc. Đối với người sử dụng lao động có từ 10 người lao động trở lên, việc ban hành nội quy lao động bằng văn bản là yêu cầu bắt buộc theo Bộ luật Lao động 2019.

Nội quy lao động cần có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định, không được trái pháp luật, phải được tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có, đăng ký với cơ quan có thẩm quyền trong trường hợp bắt buộc, đồng thời thông báo và niêm yết công khai tại nơi làm việc.

Việc xây dựng nội quy lao động đầy đủ, rõ ràng và phù hợp thực tế sẽ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả hơn, hạn chế tranh chấp lao động và tạo nền tảng cho một môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch.

Theo dõi Nét Việt để được cập nhật thông tin mới nhất: